Datenschutzhinweise zur Nutzung von Zoom für Online-Veranstaltungen

Für die Durchführung von Online-Veranstaltungen, Webinaren und Videokonferenzen setzen wir die Plattform Zoom Video Communications, Inc. (nachfolgend "Zoom") ein.

Die Verarbeitung der dabei anfallenden personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effizienten Durchführung von Veranstaltungen sowie der Kommunikation mit unseren Kooperationspartnern.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom ist:

Exeltis Germany GmbH

Adalperostr. 84

D-85737 Ismaning

E-Mail: germany@exeltis.com

Telefon: +49 89 4520529-0

Den Datenschutzbeauftragten der Exeltis Germany GmbH erreichen Sie unter:

E-Mail: slt@datenschutzkanzlei-lenz.de

oder per Post unter:

Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG

Bahnhofstraße 50

D – 87435 Kempten

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir setzen die Plattform Zoom Video Communications, Inc. (nachfolgend "Zoom") für die Durchführung von Online-Veranstaltungen, Webinaren und Videokonferenzen ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

- Durchführung von Videokonferenzen und Online-Veranstaltungen

- Einladungsmanagement und Zugangskontrolle

- Technische Abwicklung und Sicherstellung der Konferenzstabilität

- Dokumentation von Veranstaltungen (sofern vereinbart)

- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

- Qualitätssicherung und Verbesserung unserer Veranstaltungsangebote

Rechtsgrundlagen:

- Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO: Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effizienten Durchführung von Veranstaltungen sowie der Kommunikation mit unseren Kooperationspartnern

- Art. 9 Abs. 2 lit. h) DSGVO: Sofern im Rahmen von Veranstaltungen mit Ärzten Gesundheitsdaten verarbeitet werden, für Zwecke der Gesundheitsvorsorge, der medizinischen Diagnostik oder der Versorgung im Gesundheitsbereich

3. Freiwilligkeit der Datenbereitstellung und Folgen der Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Teilnahme an unseren Veranstaltungen ist freiwillig.

Ohne Bereitstellung der für die Teilnahme notwendigen Daten (insbesondere Name und E-Mail-Adresse für die Einladung und Zugangsgewährung) kann die Teilnahme an der Veranstaltung jedoch nicht ermöglicht werden.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung von Zoom verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

a) Kontaktdaten der Teilnehmer:

- Vorname und Nachname

- E-Mail-Adresse

- Ggf. Berufsbezeichnung und Institution

- Ggf. Telefonnummer (für Rückfragen)

b) Verbindungsdaten:

- IP-Adresse

- Geräteinformationen (Betriebssystem, Browser-Version)

- Ein- und Austrittszeitpunkte

- Standortdaten (bei Bedarf)

c) Inhaltsdaten (bei Aufzeichnungen):

- Video- und Tonaufnahmen

- Chat-Verläufe

- Geteilte Präsentationen und Dokumente

- Bildschirmfreigaben

d) Metadaten:

- Teilnehmerlisten

- Aufzeichnungsinformationen

- Protokolldaten der Konferenzaktivitäten

5. Empfänger personenbezogener Daten

Empfänger der personenbezogenen Daten sind:

a) Auftragsverarbeiter:

- Zoom Video Communications, Inc. als technischer Dienstleister für die Bereitstellung der Videokonferenzplattform

b) Interne Empfänger:

- Mitarbeiter der Exeltis Germany GmbH, die mit der Durchführung der Veranstaltungen betraut sind

- IT-Abteilung zur technischen Unterstützung

c) Externe Dienstleister:

- Externe Dienstleister zur Durchführung der Veranstaltungen (z. B. Moderatoren, Referenten, Übersetzer)

- Von uns beauftragte IT-Dienstleister zur technischen Unterstützung

d) Behörden:

- Behörden und Stellen, sofern wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Herausgabe verpflichtet sind

Eine Übermittlung der Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten außerhalb des EU/EWR erfolgt nicht, solange der Serverstandort auf Deutschland/EU eingestellt bleibt.

6. Auftragsverarbeitung

Wir haben mit Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Zoom verarbeitet die personenbezogenen Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und als unser Auftragsverarbeiter.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Zoom ist zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften und zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung verpflichtet.

7. Speicherdauer

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorsehen:

- Kontaktdaten der Teilnehmer: Werden bis zum Ende der Geschäftsbeziehung oder auf Wunsch gelöscht

- Verbindungsdaten und Metadaten: Werden nach Beendigung der Veranstaltung nach 3 Monaten gelöscht
- Aufzeichnungen von Veranstaltungen: Werden nach Abschluss der Veranstaltung spätestens nach 3 Monaten gelöscht, sofern keine längere Speicherung aus rechtlichen Gründen erforderlich ist
- Protokolldaten: Werden nach spätestens 3 Monaten gelöscht

Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten gelöscht, sofern sie nicht mehr für die Erfüllung des Vertragszwecks oder gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben als betroffene Person folgende Rechte:

a) Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO):

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen.

b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):

Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

c) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO):

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass personenbezogene Daten, die Sie betreffen, unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe zutrifft.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

f) Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO beruht, Widerspruch einzulegen.

g) Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO):

Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Der Widerruf kann an die oben genannten Kontaktdaten gerichtet werden.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Zuständige Aufsichtsbehörde für die Exeltis Germany GmbH ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Promenade 18

91522 Ansbach

Telefon: +49 (0) 981 180093-0

Telefax: +49 (0) 981 180093-800

E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

10. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom.

11. Besonderer Schutz bei Gesundheitsdaten

Sofern im Rahmen von Veranstaltungen mit Ärzten oder KOLs Gesundheitsdaten verarbeitet werden (z. B. in Fallbesprechungen oder medizinischen Fachvorträgen), treffen wir zusätzliche Schutzmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Dies umfasst insbesondere:

- Aktivierung der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sensible Veranstaltungen

- Einrichtung eines Warteraums zur Zugangskontrolle

- Passwortgeschützte Einwahl

- Beschränkung der Teilnehmerzahl auf autorisierte Personen

- Dokumentation der Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO

Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erfolgt nur in geschlossenen Räumen, die eine angemessene Privatsphäre sicherstellen.

Zu Beginn der Veranstaltung haben sich alle im Raum anwesenden Personen vorzustellen. Aufzeichnungen zur Dokumentation der Veranstaltung sind nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Personen gestattet.

12. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten (Art. 32 DSGVO). Dazu gehören:

- Einsatz von Verschlüsselungsverfahren

- Zutrittskontrollen zu unseren Räumlichkeiten und IT-Systemen

- Zugriffskontrollen und Berechtigungskonzepte

- Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung unserer Sicherheitsmaßnahmen

- Schulung unserer Mitarbeiter im Bereich Datenschutz

13. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise jederzeit unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.

Stand: 27.08.2026