Informationspflicht zur Verarbeitung im Bewerbungsverfahren nach Art. 13 DSGVO

Wir, die Exeltis Deutschland GmbH, nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir informieren Sie nachfolgend gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

Zusammenfassung:

• Wir nutzen Ihre Daten ausschließlich zum Zweck der Bewerbung.
• Im Verlauf der Bewerbung gibt es klare Rechte zur Einsicht: Ausschließlich die Sachbearbeiter und die Entscheider über die Einstellung sehen Ihre Bewerbungsunterlagen.
• Eine Weitergabe Ihrer Bewerbung, bspw. für weitere Stellenangebote in unserem Unternehmen, erfolgt nur mit einer Einwilligung von Ihnen.
• Eine Aufnahme in unseren Bewerberpool für die Besetzung zukünftiger Stellen erfolgt ebenfalls nur nach einer Einwilligung von Ihnen.
• Bei Nicht-Einstellung löschen wir Ihre Daten nach sechs
• Bei Einstellung übernehmen wir relevante Daten in Ihre Personalakte.

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten

Verantwortlicher für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten ist, soweit keine abweichenden vertraglichen Vereinbarungen getroffen worden sind, die

Exeltis Deutschland GmbH
Adalperostraße 84
85737 Ismaning

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Durch Ihre Bewerbung erhalten wir Informationen (sowohl in Papierformat als auch in digitaler Form).
Es handelt sich um die Daten, die Sie uns im Zuge Ihrer Bewerbung mitteilen. Das sind alle Daten die Sie uns übermitteln (z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Angaben zur Schul- und Berufsausbildung, Fort- und Weiterbildung und zur Qualifikation, Zeugnisse).

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Dies umfasst:

• die Sichtung und Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen,
• die Kommunikation mit Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses,
• die Weitergabe Ihrer Bewerbung an interne Fachverantwortliche (z. B. Abteilungsleiter/in),
• die Dokumentation der Entscheidung sowie ggf. die Kontaktaufnahme zur Aufnahme in den Bewerberpool.

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Sollte es zu einer Einstellung kommen, werden Ihre Daten gemäß § 26 BDSG weiterverarbeitet. Falls Sie in unseren Bewerberpool aufgenommen werden möchten, erfolgt dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Übermittlung Ihrer persönlichen Informationen

Ihre Daten werden nicht an externe Stellen übermittelt. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die an der Entscheidungsfindung beteiligt sind (z. B. Personalabteilung, zuständige Führungskraft, Betriebsrat).

Die Kommunikation erfolgt zunächst über Outlook. Für die Verarbeitung und Verwahrung Ihrer Bewerberdaten setzen wir perspektivisch das Tool Personio (HR-Software) ein.

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter und beabsichtigen keine Übermittlung in Drittstaaten.

Durch die Nutzung von Microsoft 365 können wir (trotz Einstellung der Server in Deutschland) nicht ausschließen, dass ggf. eine Datenübermittlung an ein Drittland stattfindet.

Für Datenübermittlung in die USA gilt: Seit Juli 2023 existiert ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Data Privacy Framework), welches die USA als ein Drittland mit einem der EU vergleichbaren Datenschutzniveau ausweist. Der Angemessenheitsbeschluss kann nunmehr als Grundlage für Datenübermittlungen an zertifizierte Organisationen in den USA dienen.

Ausweislich der vom US Department of Commerce veröffentlichten Liste der zertifizierten Unternehmen, ist die Microsoft Corporation als zertifiziertes Unternehmen gelistet.

Dauer der Speicherung

Bei Absage werden Ihre personenbezogenen Daten spätestens nach 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Die sechsmonatige Aufbewahrung dient dem Zweck der Nachweisbarkeit der Einhaltung des AGG. Die Löschung erfolgt manuell durch die Fachabteilungen sowie mit Hilfe technischer Löschprozesse in Personio.

Bei Aufnahme in den Bewerberpool speichern wir Ihre Daten für maximal 12 Monate. Die Aufnahme erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Falls ein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, werden die dafür notwendigen Bewerbungsdaten in die Personalakte überführt.

Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das Recht:

• auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
• auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO, falls erteilt),

sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Widerruf

Erfolgt die Verarbeitung aufgrund von Einwilligungen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten für interne Zwecke mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Hierzu genügt es, eine entsprechende E-Mail an datenschutz@exeltis.com senden. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, Ihren Widerruf schriftlich auf postalischem Weg an die beim Verantwortlichen genannten Adresse zu richten.

Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sollten Sie Bedenken oder eine Frage zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Informationen haben, können Sie sich an die Personalabteilung wenden. Sie können sich aber auch unter den nachstehenden Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten oder an eine Aufsichtsbehörde für den Datenschutz wenden.

Unser Datenschutzbeauftragter:
Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG
Sven Lenz
Bahnhofstraße 50, D-87435 Kempten
Telefon: +49 831 930653-00

Bei Fragen zum Datenschutz oder weiteren datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie gerne eine E-Mail an das Datenschutz-Team senden: datenschutz@exeltis.com

Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27, 91522 Ansbach, Deutschland
Telefon: +49 981 53-1300
Telefax: +49 981 53-981300

Das Beschwerdeformular können Sie über folgenden Link öffnen: https://www.lda.bayern.de/de/beschwerde.html

Änderung unserer Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise kurzfristig anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.