Mitarbeitergespräche in der Arztpraxis
Feedback-Gespräche dienen der Steigerung der Zufriedenheit und bilden damit einen Grundpfeiler der Qualitätssicherung in einem Betrieb. Dabei geht es nicht nur um einseitiges Feedback; beide Seiten sollten die Chance haben anzusprechen, was gut läuft und was sie gerne ändern würden.
Rund 97 % der Unternehmen führen regelmäßige Mitarbeitergespräche durch.1 Doch für Arztpraxen gibt es keine flächendeckenden Zahlen, da es in vielen noch nicht üblich ist. Praxis- und Gesprächsführung sind kein Bestandteil des Medizinstudiums und bleiben somit Neuland für viele Ärztinnen und Ärzte, bis sie sich in der entsprechenden Situation befinden.
Das Planen, Vorbereiten und Durchführen von Mitarbeitergesprächen nimmt durchaus Zeit in Anspruch, die im hektischen Praxisalltag oft zu fehlen scheint. Doch wird an der richtigen Stelle Zeit investiert, kann diese an vielen anderen Stellen gespart werden. Feedbackrunden sollten nicht als lästige Pflicht, sondern als Gelegenheiten angesehen werden.
Planen Sie das Gespräch bewusst und in ruhiger Atmosphäre. Legen Sie einen Termin fest und informieren Sie frühzeitig über Anlass, Ort und Dauer. 30 Minuten reichen in der Regel für ein erstes Jahresgespräch aus. Ein wertschätzender Rahmen – etwa durch Kaffee oder ein ungestörter Raum – fördert die Gesprächsqualität deutlich.
In einem Feedback-Gespräch sollten beide Seiten hervorheben, was für sie gut funktioniert. So können die Wahrnehmungen abgeglichen werden und eventuelle Stellschrauben bereits dort identifiziert werden.
Zusätzlich sollte jede Seite möglichst neutral berichten, was für sie oder aus ihrer Sicht für den Praxisalltag nicht gut funktioniert.
Die Lösung im Fokus
Wenn Sie Verhaltensweisen und Abläufe identifiziert haben, die gut oder schlecht laufen, können Sie gemeinsam etwaige Lösungen besprechen.
Als Leitfragen dienen Ihnen dabei folgende:
Was wollen wir beibehalten? (Keep)
Was wollen wir vermeiden? (Drop)
Was wollen wir ausprobieren? (Try)
Die Keep, Drop, Try-Methode eignet sich dazu, bestehende Abläufe, Strukturen und Tätigkeiten in der Praxis systematisch zu reflektieren. Dabei wird erfasst, was beibehalten, was abgeschafft und was verändert bzw. neu ausprobiert werden sollte.
Die im Einzelgespräch erarbeiteten Einschätzungen können – wenn erforderlich – Im Anschluss gemeinsam im Team besprochen werden, oder der Prozess wird direkt im Team durchgeführt.
Von der Organisation bis hin zur Nachverfolgung; laden Sie hier die Checkliste für strukturierte Mitarbeitergespräche in Arztpraxen herunter:
Teilen Sie frühzeitig mit, dass es sich um ein Feedback- oder Entwicklungsgespräch handelt – so nehmen Sie unnötige Anspannung aus dem Raum. Nutzen Sie das Mitarbeitergespräch als Gelegenheit für einen ehrlichen Austausch – auf Augenhöhe und in vertrauensvoller Atmosphäre. Signalisieren Sie klar, dass es um Entwicklung, nicht um Bewertung geht und ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, eigene Vorschläge, Anliegen oder Kritikpunkte offen anzusprechen. Das schafft Vertrauen und lädt Ihre Mitarbeitenden ein, auch kritische Themen offen anzusprechen.
Und wenn es einmal akuten Gesprächsbedarf gibt: Vereinbaren Sie kurzfristig einen separaten Termin. So bleibt das Jahresgespräch fokussiert – und jedes Anliegen bekommt seinen passenden Rahmen.